合同檔案除具有一般檔案共性外，還具有以下3個(gè)獨有的特點(diǎn)。
突出的依據憑證性
依據憑證性，是合同檔案最突出也是重要的特點(diǎn)，意思是說(shuō)依法訂立的合同對當事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權利義務(wù)的轉讓、終止、違約、責任等等，都必須完全地、唯一地依據合同檔案，否則，就要承擔由此產(chǎn)生的法律后果。由于具有這一作用，在市場(chǎng)經(jīng)濟體制下，合同檔案時(shí)維護當事人合法權益的最直接、最有效的手段之一。這點(diǎn)特點(diǎn)需要引起廣大經(jīng)營(yíng)者、管理部門(mén)以及檔案工作者的重視。
形式與內容的規范性程序較高
合同要對當事人有法律的約束力，其自身必須具備法律規定的許可性，即對于合同本身是否具有法律效力，法律規定了特定的形式，不具備法律所要求的特定形式，該合同就不具有法律效力，視為無(wú)效合同。
在訴訟中，要證明一個(gè)合同法律效力的成立，就應當以法律要求的特定形式去加以證明。而在合同檔案管理工作中經(jīng)常發(fā)生的“證據滅失”問(wèn)題，原因正是對合同形式與內容的規范性要求不甚了解，以致在收集、保管過(guò)程中缺失了合同檔案的若干組成部分，造成合同檔案法律效力的部分乃至全部的喪失，導致當事人合法權益受到損害。
時(shí)效性強
時(shí)效是一個(gè)法律術(shù)語(yǔ)，指時(shí)間在法律上的效力。時(shí)間本身就是一種法律事實(shí)，能夠引起一定的法律后果?！逗贤ā贰睹穹ā返仍S多相關(guān)法律對在合同的要約、承諾、履行以及爭議解決各個(gè)不同階段內合同的效力以及當事人各種權力、義務(wù)的存在與消滅等均有所規定，可以說(shuō)時(shí)效性特征貫穿于合同始終。
管理方法：
1、合同文檔管理可以以年代結合項目性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)編號。
2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責任。
3、合同管理組要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。
4、合同管理組應根據實(shí)際需要編制合同檔案檢索工具，以便有效地開(kāi)展合同文檔的查詢(xún)、利用工作。
5、各分公司、各部門(mén)員工可在合同檔案管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)分公司、部門(mén)主管領(lǐng)導簽字同意后，方可在合同管理組辦理相關(guān)借閱手續，以影印件借出。合同原件無(wú)特殊情況不得外借。
6、合同文檔的保存條件：防火，防潮。
7、合同文檔必須專(zhuān)人負責管理。