合同檔案除具有一般檔案共性外,還具有以下3個(gè)獨有的特點(diǎn)。
突出的依據憑證性
依據憑證性,是合同檔案最突出也是重要的特點(diǎn),意思是說(shuō)依法訂立的合同對當事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權利義務(wù)的轉讓、終止、違約、責任等等,都必須完全地、唯一地依據合同檔案,否則,就要承擔由此產(chǎn)生的法律后果。由于具有這一作用,在市場(chǎng)經(jīng)濟體制下,合同檔案時(shí)維護當事人合法權益的最直接、最有效的手段之一。這點(diǎn)特點(diǎn)需要引起廣大經(jīng)營(yíng)者、管理部門(mén)以及檔案工作者的重視。
形式與內容的規范性程序較高
合同要對當事人有法律的約束力,其自身必須具備法律規定的許可性,即對于合同本身是否具有法律效力,法律規定了特定的形式,不具備法律所要求的特定形式,該合同就不具有法律效力,視為無(wú)效合同。
在訴訟中,要證明一個(gè)合同法律效力的成立,就應當以法律要求的特定形式去加以證明。而在合同檔案管理工作中經(jīng)常發(fā)生的“證據滅失”問(wèn)題,原因正是對合同形式與內容的規范性要求不甚了解,以致在收集、保管過(guò)程中缺失了合同檔案的若干組成部分,造成合同檔案法律效力的部分乃至全部的喪失,導致當事人合法權益受到損害。
時(shí)效性強
時(shí)效是一個(gè)法律術(shù)語(yǔ),指時(shí)間在法律上的效力。時(shí)間本身就是一種法律事實(shí),能夠引起一定的法律后果?!逗贤ā贰睹穹ā返仍S多相關(guān)法律對在合同的要約、承諾、履行以及爭議解決各個(gè)不同階段內合同的效力以及當事人各種權力、義務(wù)的存在與消滅等均有所規定,可以說(shuō)時(shí)效性特征貫穿于合同始終。
管理方法:
1、合同文檔管理可以以年代結合項目性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)編號。
2、保存的合同文檔每半年清理核對一次,如有遺失、損毀,要查明原因,及時(shí)處理,并追究相關(guān)人員責任。
3、合同管理組要加強對合同檔案的統計工作,要以原始記錄為依據,編制合同統計清單。
4、合同管理組應根據實(shí)際需要編制合同檔案檢索工具,以便有效地開(kāi)展合同文檔的查詢(xún)、利用工作。
5、各分公司、各部門(mén)員工可在合同檔案管理組查閱合同文檔,確因工作需要須借出查閱,須經(jīng)分公司、部門(mén)主管領(lǐng)導簽字同意后,方可在合同管理組辦理相關(guān)借閱手續,以影印件借出。合同原件無(wú)特殊情況不得外借。
6、合同文檔的保存條件:防火,防潮。
7、合同文檔必須專(zhuān)人負責管理。